Cloud-ERP: Vorteile für den Mittelstand
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Cloud-ERP: Vorteile für den Mittelstand

Vielerorts klagen Mitarbeiter über veraltete und aufgeblähte ERP-Systeme, die gegenwärtige Geschäftsprozesse nur noch zum Teil abdecken. ERP im SaaS-Modell verspricht die nötige Modernisierung sowie Flexibilisierung. Im Folgenden erläutern wir, welche Vorteile Cloud-ERP-Systeme bieten.

Das Thema Cloud Computing bleibt auch im Jahr 2017 mit seinen mannigfaltigen Facetten das Top-Gesprächsthema innerhalb der IT-Welt. Neben ehemals consumer-orientierten Lösungen wie etwa Dropbox, etablieren sich seit geraumer Zeit im Markt auch zunehmend Business-Applikationen – etwa von Microsoft – aus der Cloud. Kein Wunder also, dass auch traditionelle, etablierte Software-Anbieter wie beispielsweise SAP vermehrt auf Cloud-Subskriptionsmodelle setzen und damit auch enorm erfolgreich sind. Es ist sogar so, dass sich die Cloud-Software zur Miete aus dem Internet in den vergangenen Jahren zum stabilen Wachstumstreiber für SAP entwickelt hat.

Doch gerade der bodenständige, deutsche Mittelstand ist oftmals überfordert von den Angeboten, die Marketingabteilungen nahezu täglich hinausposaunen. Gleichzeitig steigt der Druck auf die Geschäftsführer, die längst wissen, dass man kaum um eine Erneuerung der IT-Infrastruktur und der internen Prozesse herumkommt. Gegenwärtig eingesetzte Systeme für Enterprise Resource Planning (ERP) sind oftmals veraltet, kostenintensiv, wenig flexibel, stellenweise nicht effizient genug oder so stark individualisiert, dass eine Modernisierung kaum möglich erscheint. Die Cloud scheint ein Ausweg aus diesem Dilemma zu sein. Doch ist etwa Cloud-ERP wirklich dafür geeignet Applikationen effizienter zu betreiben? Eine pauschale Antwort kann an dieser Stelle nicht gegeben werden. Dennoch lohnt es sich, die Vorteile aufzudecken, die etwa ein Software-as-a-Service- (SaaS-) ERP-System speziell für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) zu leisten im Stande ist, um dann zu evaluieren, ob sich die eigenen Bedürfnisse und Schmerzpunkte hierdurch abdecken lassen.

Cloud-ERP bringt viele Vorteile

ERP im SaaS-Modell bezieht sich grundlegend auf die Bereitstellung von Software bzw. Applikationen als wartungsfreie, installations- und updatelose Cloud Services, die beim Service Provider betrieben und abgerechnet werden können. Entsprechende Service Level Agreements (SLAs) regeln die Hochverfügbarkeit und den Support der Software. Der Servicelieferant stellt den Service meist als Webservice über den Web Browser oder über eine entsprechende App bereit. Dadurch lassen sich die relevanten Geschäftsdaten mobil und von jedem Endgerät, zeit- und ortsunabhängig einsehen. In Zeiten einer gesteigerten Anforderung an die Mobilität der Mitarbeiter ist dies ein klarer Vorteil.

Diese Flexibilität in Bezug auf den Zugriff der Software lässt sich auch auf das generelle Bereitstellungsmodell (SaaS) übertragen. Die oftmals teure und komplizierte Softwarelizensierung wird hierbei durch ein monatliches und flexibel kündbares Abo-Modell ersetzt, welches sich meistens modular zusammensetzt. Individuelle Bedürfnisse können hierbei stark berücksichtigt werden, da zum Beispiel Nutzer oder einzelne Module – etwa in Lastzeiten oder als Pilotprojekte – ohne große Probleme nahezu unbegrenzt hinzugebucht und auch wieder entfernt werden können, was auf die enorm hohe Skalierbarkeit von SaaS-Lösungen rückzuführen ist. Nicht selten sind die ERP-Suites auch auf bestimmte Branchen (z.B. Produktion oder Dienstleistung) vorkonfektioniert, sodass auch individuelle Bedürfnisse erfüllt werden können. In vielen Unternehmen haben sich über die Jahre hoch spezialisierte, individuelle Geschäftsprozesse etabliert, die man nur ungern verändert. Einzelne Module können dies stellenweise abdecken. Es muss jedoch klar sein: Die Geschäftsprozesse müssen sich im Zuge der Digitalisierung ohnehin wandeln und die Einführung einer standardisierten SaaS-Applikation kann dabei behilflich sein, diese Prozesse effizienter (da standardisierter) zu gestalten. Dies hat den Vorteil, dass auch leichter weitere Applikationen – etwa über entsprechende APIs – angebunden werden können. Bisherige ERP-Systeme waren nicht selten enorm umfänglich, und eine nicht unerhebliche Anzahl an Funktionen wurden vielerorts gar nicht verwendet – dennoch aber bezahlt. Durch transparente und monatlich planbare Kosten, die das SaaS-Bezugsmodell verspricht, gehört dies nun der Vergangenheit an.

Ohnehin ist der Kostenfaktor ein wichtiges Argument für SaaS-Betriebsmodelle. Die (Setup-) Kosten für eine eigene IT-Infrastruktur sowie der Betrieb entfällt selbstverständlich, inklusive der Kosten für Räume, Instandhaltung, Internet etc. Die Kosten für Updates, Wartung sowie Back-ups und die Erneuerung der Hardware sind ebenfalls bereits mit der monatlichen Miete abgedeckt. Risiken der Kostenkalkulation werden nun vom Service-Anbieter übernommen.

Ein weiterer wichtiger Vorteil von SaaS-Lösungen lässt sich im Bereich Datenschutz und IT-Security verorten. Ausgerechnet in demjenigen Bereich also, der oftmals als Hemmnis für den Einsatz von ERP-Cloud-Lösungen vorgebracht wird, da hier mit sehr sensiblen Daten gearbeitet wird. Zu unsicher sei der Betrieb „über das Internet“ und in „irgendwelchen Rechenzentren“, bei denen man nicht sicher sein könne, dass auch andere Zugriff auf die stellenweise geschäftskritischen Daten haben. In der Realität verhält es sich oftmals genau umgekehrt: Die Sicherheitsvorkehrungen von professionellen, zertifizierten Rechenzentrumsdienstleistern übertreffen die eigenen Sicherheitsstandards um ein vielfaches, auch in Bezug auf den Einsatz von Ressourcen und Personal. Redundante Strom- und Datenleitungen, Zutrittskontrollen, umfängliche Sicherheitsmerkmale (Brandschutz und Kühlung) sowie redundante (Geo-) Backup-Services sind neben entsprechend geschultem und spezialisiertem Personal an der Tagesordnung. Die hierfür erforderlichen Kosten ließen sich von vielen KMUs in einem hauseigenen System gar nicht decken. Auch die Gewährleistung des Datenschutzes ist im SaaS-Modell Aufgabe des Dienstleisters.

Ist Ihr Unternehmen bereit für die Cloud?

Es zeigt sich, dass besonders KMUs, die nicht durch weltweite Standorte und einer enorm hohen Anzahl an Mitarbeitern gekennzeichnet sind, von den vielen Vorteilen einer Cloud-Lösung profitieren können. Individuelle und sich besonders im Zuge der Digitalen Transformation häufende Unternehmensanforderungen lassen sich leichter und effizienter durch skalierbare Lösungen abfedern. Starre und unflexible ERP-Systeme, die enorm zeit- und kostenintensiv sind und dennoch vielerorts weder – vor allem beim jüngeren Personal – beliebt, noch sonderlich effizient sind, lassen sich dadurch tatsächlich ersetzen. Die Auslagerung des Betriebs in ein externes Rechenzentrum schafft wiederum vermehrt Zeit für die Fokussierung auf das Kerngeschäft. Entscheidet man sich für einen Cloud-Anbieter, sind vor allem Aspekte wie der Rechenzentrumsstandort, die Details der SLAs sowie die Sicherheitsmaßnahmen zu evaluieren.

Vorab gilt es jedoch unbedingt zu klären, welche Funktionalitäten ein Unternehmen überhaupt wirklich benötigt, um seine Geschäftsprozesse heute und auch in Zukunft abdecken zu können. ERP bezeichnet immer eine gewisse unternehmerische Strategie, die es vorab zu klären gilt. Standardisierte Software kann ohne Zweifel dabei behilflich sein, effizienter und erfolgreicher zu sein. Doch dies kann nur gelingen, wenn gewachsene Prozesse hinterfragt und mit Blick auf die Digitale Transformation verändert werden. Wer sich über diese Fragen im Klaren ist, kann sich – im Optimalfall mit Hilfe eines geeigneten Beraters – an die Evaluierung geeigneter Anbieter machen.

 

Der Autor

Oliver Giering ist bei der Experton Group als Advisor tätig. Seine Schwerpunkte liegen innerhalb der Themenbereiche Social Business und Cloud Computing. Zu seinen Aufgabengebieten zählen die Analyse, Bewertung und Betreuung einzelner Anbieter innerhalb der Experton Group Vendor Benchmarks, sowie das Engagement, die Planung und die Zuarbeit in individuellen Kundenprojekten.

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