In​ ​vier​ ​Schritten​ ​zur​ ​Digitalisierung​ ​der​ ​internen​ ​Kommunikation
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In​ ​vier​ ​Schritten​ ​zur​ ​Digitalisierung​ ​der​ ​internen​ ​Kommunikation

Die​ ​Digitalisierung​ ​ist​ ​allgegenwärtig.​ ​Die​ ​Folge:​ ​Menschen​ ​verbinden​ ​sich​ ​nicht​ ​nur  privat​ ​immer​ ​mehr​ ​über​ ​digitale​ ​Kanäle,​ ​sondern​ ​wollen​ ​diese​n ​Trend​ ​auch​ ​in​ ​ihrem Berufsalltag​ ​weiterleben. 

So​ ​wie​ ​sich​ ​Unternehmen​ ​zunehmend​ ​mit​ ​ihren​ ​Kunden​ ​und​ ​Geschäftspartnern​ ​digital vernetzen,​ ​sollten​ ​sie​ ​diese​ ​Möglichkeit​ ​auch​ ​für​ ​die​ ​interne​ ​Kommunikation​ ​nutzen​ ​und  moderne​ ​Kanäle​ ​etablieren.​ ​Unternehmen​ ​wie​ ​Viessmann​ ​und​ ​REINERT​ ​Logistics​ ​haben​ ​das bereits​ ​geschafft​ ​und​ ​sind​ ​den​ ​Weg​ ​in​ ​die​ ​Digitalisierung​ ​der​ ​internen​ ​Kommunikation gegangen.​ ​Im​ ​Folgenden​ ​finden​ ​Sie​ ​vier​ ​Schritte,​ ​wie ​auch Ihnen dies ​zuverlässig ​gelingt.

Schritt​ ​1:​ ​Eine​ ​Vision​ ​formulieren

Die​ ​Neuausrichtung​ ​eines​ ​Unternehmens​ ​mit​ ​dem​ ​Fokus​ ​auf​ ​Digitalisierung​ ​sollte​ ​vor internen​ ​Prozessen​ ​keinen​ ​Halt​ ​machen.​ ​Die​ ​Rahmenbedingungen​ ​für​ ​Mitarbeiter​ ​-​ ​die Employee​ ​Experience​ ​-​ ​muss​ ​einen​ ​ebenso​ ​hohen​ ​Stellenwert​ ​einnehmen​ ​wie​ ​die​ ​Customer Experience,​ ​denn​ ​Mitarbeiter​ ​sind​ ​die​ ​wichtigsten​ ​Markenbotschafter​ ​für​ ​jedes Unternehmen.​ ​Dazu​ ​kommt,​ ​dass​ ​Millennials​ ​seit​ ​2015​ ​mehr​ ​als​ ​die​ ​Hälfte​ ​der​ ​arbeitenden Bevölkerung​ ​ausmachen​ ​und​ ​auch​ ​Generation​ ​Z​ ​zunehmend​ ​in​ ​den​ ​Arbeitsmarkt​ ​eintritt. Als​ ​Digital​ ​Natives​ ​haben​ ​sie​ ​neue​ ​Anforderungen​ ​an​ ​den​ ​Arbeitsplatz.​ ​Beide​ ​Umstände führen​ ​dazu,​ ​dass​ ​effektive​ ​Mitarbeiterbindung​ ​und​ ​Transparenz​ ​in​ ​der​ ​Kommunikation immer​ ​wichtiger​ ​werden.​ ​Deshalb​ ​ist​ ​es​ ​wichtig,​ ​eine​ ​Kultur​ ​zu​ ​schaffen,​ ​die​ ​digitale Instrumente​ ​als​ ​selbstverständlich​ ansieht ​und​ ​für​ ​die​ ​interne​ ​Kommunikation​ ​unverzichtbar macht.​ ​

Dem​ ​Heiztechnik-Hersteller​ ​Viessmann​ ​ist​ ​dieses​ ​Umdenken​ ​gelungen.​ ​Das ​​Unternehmen​ ​hat​ ​die​ ​Notwendigkeit​ ​einer​ ​Neuausrichtung​ ​der​ ​internen  Kommunikation​ ​erkannt​ ​und​ ​seine​ ​Kanäle​ ​nicht​ ​nur​ ​digitalisiert,​ ​sondern​ ​auch​ ​mobil verfügbar​ ​gemacht.​ ​Das​ ​Tool​ ​der​ ​Wahl​ ​war​ ​in​ ​diesem​ ​Fall​ ​eine​ ​Mitarbeiter-App,​ ​die​ ​als Kommunikations-Hub​ ​im​ ​Mittelpunkt​ ​der​ ​Digitalisierungsvision​ ​steht.​ ​Über​ ​die​ ​App​ ​werden topaktuelle​ ​News​ ​kommuniziert,​ ​Events​ ​organisiert​ ​und​ ​der​ ​Speiseplan​ ​der​ ​Kantine bereitgestellt.​ ​Klares​ ​Ziel​ ​war,​ ​auch​ ​die​ ​Mitarbeiter​ ​ohne​ ​PC-Arbeitsplatz​ ​in​ ​den  Kommunikationskreislauf​ ​einzubinden.​ ​Einen​ ​unerwarteten​ ​aber​ ​erhofften​ ​Zusatzeffekt haben​ ​die​ ​Viessmann-Verantwortlichen​ ​außerdem​ ​festgestellt:​ ​Digitale​ ​und​ ​mobile​ ​Kanäle haben​ ​zu​ ​einem​ ​Kulturwandel​ ​im​ ​Unternehmen​ ​geführt.​ ​Nicht​ ​die​ ​reine​ ​Information, sondern​ ​die​ ​Interaktion​ ​über​ ​Kommunikationstools​ ​wird​ ​für​ ​Mitarbeiter​ ​zunehmend wichtiger. Das​ ​Beispiel des Logistikunternehmens​ ​​REINERT​ ​Logistics​ ​zeigt, wie der Sprung​ ​in​ ​die​ ​digitale  Mitarbeiterkommunikation​ ​​​gelingen kann​.​ ​

Die​ ​Vision​ ​der​ ​Digitalisierung hat​ ​hier​ ​mit​ ​den​ ​Arbeitsprozessen​ ​begonnen.​ ​“Ob​ ​das​ ​Transport-Management-System​ ​für  die​ ​Disponenten​ ​oder​ ​die​ ​Telematik​ ​für​ ​die​ ​Lkw-Fahrer​ ​–​ ​die​ ​Technologie​ ​hat​ ​die​ ​Prozesse n​achhaltig​ ​verändert”​ ​berichtet​ ​Markus​ ​Röhl,​ ​Marketingleiter​ ​bei​ ​REINERT​ ​Logistics.​ ​​Hinzu​ ​kommt,​ ​dass​ ​die​ ​Logistikbranche​ ​durch​ ​den​ ​Fachkräftemangel​ ​geprägt ist.​ ​Um​ ​junge,​ ​motivierte​ ​Menschen​ ​als​ ​Arbeitnehmer​ ​für​ ​sich​ ​zu​ ​gewinnen,​ ​will​ ​sich REINERT​ ​Logistics​ ​auch​ ​intern​ ​als​ ​zukunftsgerichtetes​ ​Unternehmen​ ​präsentieren​ ​und​ ​die Digitalisierung​ ​als​ ​festen​ ​Bestandteil​ ​ihrer​ ​Firmenkultur​ ​verankern.​ ​Die​ ​Definition​ ​von Anwendungsfällen​ ​und​ ​deren​ ​Abgleich​ ​mit​ ​den​ ​Zielgruppen​ ​im​ ​Unternehmen​ ​ist​ ​somit immer​ ​der​ ​erste​ ​Schritt​ ​bei​ ​der​ ​Entwicklung​ ​einer​ ​Strategie​ ​für​ ​den​ ​digitalen​ ​Arbeitsplatz. Wichtig​ ​ist​ ​demzufolge,​ ​auf​ ​dem​ ​Weg​ ​in​ ​die​ ​Digitalisierung​ ​eine​ ​Vision​ ​zu​ ​schaffen​ ​und diese​ ​nach​ ​einem​ ​klaren​ ​roten​ ​Faden​ ​zu​ ​verfolgen,​ ​der​ ​auch​ ​an​ ​die​ ​Mitarbeiter kommuniziert​ ​wird.​ ​Konkrete​ ​Ziele​ ​zu​ ​haben​ ​hilft​ ​dabei,​ ​den​ ​Fortschritt​ ​voranzutreiben.

Mobile Mitarbeiterkommunikation trifft den Nerv der Zeit.

Schritt​ ​2:​ ​Die​ ​passenden​ ​Tools​ ​auswählen

Ist​ ​die​ ​Vision​ ​der​ ​internen​ ​Kommunikation​ ​auf​ ​Digitalisierungskurs,​ ​muss​ ​eine​ ​Strategie​ ​für  den​ ​digitalen​ ​Arbeitsplatz​ ​her.​ ​Die​ ​Auswahl​ ​der​ ​richtigen​ ​Instrumente​ ​spielt​ ​dabei​ ​eine  entscheidende​ ​Rolle.​ ​Traditionelle​ ​Kanäle​ ​wie​ ​Newsletter​ ​und​ ​Mitarbeiterzeitung​ ​reichen nicht​ ​mehr​ ​aus,​ ​um​ ​alle​ ​Mitarbeiter​ ​zu​ ​erreichen.​ ​Digitale​ ​Kommunikationstools​ ​wie Facebook​, Workplace,​ ​Yammer,​ ​Slack,​ ​mobile​ ​Intranets,​ ​Office​ ​365​ ​und​ ​Mitarbeiter-Apps  bieten​ ​hingegen​ ​zahlreiche​ ​technologische​ ​Möglichkeiten,​ ​auch​ ​die​ ​isoliertesten Angestellten​ ​einzubinden.​ ​​Es​ ​entfachen​ ​jedoch​ ​immer​ ​wieder​ ​Diskussionen​ ​darüber,​ ​ob eine​ ​einzige​ ​Plattform​ ​für​ ​den​ ​digitalen​ ​Arbeitsplatz​ ​ausreicht​ ​oder​ ​ob​ ​es​ ​besser​ ​ist,​ ​eine Reihe​ ​von​ ​Instrumenten​ ​für​ ​individuelle​ ​Anwendungsfälle​ ​zu​ ​kombinieren​ ​(Best-of-Breed).

Angesichts​ ​der​ ​vielen​ ​verfügbaren,​ ​speziellen​ ​Tools​ ​und​ ​der​ ​unterschiedlichen Kommunikationsbedürfnisse​ ​einzelner​ ​Zielgruppen​ ​hat​ ​sich​ ​Best-of-Breed​ ​als​ ​die​ ​bessere Lösung​ ​herausgestellt,​ ​da​ ​die​ ​Nutzerfreundlichkeit​ ​einer​ ​einzigen​ ​Plattform​ ​für​ ​viele Anwendungsfälle​ ​sehr​ ​eingeschränkt​ ​ist.​ ​Collaboration-Tools​ ​wie​ ​Slack​ ​und​ ​Microsoft Teams​ ​verändern​ ​beispielsweise​ ​die​ ​Art​ ​und​ ​Weise,​ ​wie​ ​Teams​ ​zusammenarbeiten,​ ​weil​ ​sie einen​ ​ortsunabhängigen​ ​Austausch​ ​und​ ​die​ ​Beschleunigung​ ​von​ ​Prozessen​ ​ermöglichen. Jedoch​ ​sind​ ​diese​ ​Gruppenchat-Anwendungen​ ​nur​ ​für​ ​kollaborative​ ​Gruppen​ ​und​ ​kleinere Communities​ ​geeignet.​ ​Für​ ​größere​ ​Communities​ ​sind​ ​hingegen​ ​Facebook​ ​Workplace​ ​und  Yammer​ ​durchaus​ ​gute​ ​Lösungen,​ ​da​ ​sie​ ​vor​ ​allem​ ​die​ ​Projektarbeit​ ​vereinfachen. Dennoch​ ​sind​ ​auch​ ​diese​ ​Tools​ ​für​ ​eine​ ​unternehmensweite​ ​Kommunikation​ ​nicht​ ​ideal,​ ​da  sie​ ​nicht​ ​zielgruppenspezifisch​ ​und​ ​nachhaltig​ ​funktionieren.​ ​​Mitarbeiter-Apps​ ​wie Staffbase​ ​ergänzen​ ​diese​ ​bereits​ ​weitreichend​ ​etablierten​ ​Mittel​ ​und​ ​bringen​ ​einen  entscheidenden​ ​Vorteil​ ​mit​ ​sich:​ ​Sie​ ​können​ ​mehrere​ ​Tools​ ​in​ ​sich​ ​vereinen​ ​und​ ​so​ ​den
Best-of-Breed-Ansatz​ ​sinnvoll​ ​umsetzen.​ ​Mit​ ​einer​ ​App​ ​lassen​ ​sich​ ​zahlreiche  Anwendungsfälle​ ​abbilden.​ ​Über​ ​Videos​ ​können​ ​Mitarbeiter​ ​beispielsweise​ ​überall​ ​und  jederzeit​ ​geschult​ ​werden.​ ​Die​ ​Durchführung​ ​von​ ​Umfragen​ ​ist​ ​ebenso​ ​möglich​ ​wie​ ​die  standortspezifische​ ​Kommunikation​ ​wichtiger​ ​Informationen​ ​während​ ​einer​ ​Krise. Interaktion​ ​läuft​ ​unter​ ​anderem​ ​über​ ​eingebaute​ ​Chats​ ​und​ ​integrierte​ ​HR-Anwendungen ermöglichen​ ​Mitarbeitern​ ​einen​ ​schnellen​ ​und​ ​einfachen​ ​Zugriff​ ​auf​ ​z.B.​ ​Urlaubsanträge. ​Wichtig​ ​ist​ ​letztendlich, alle​ ​Tools​ ​sorgfältig​ ​abzuwägen​ ​und​ ​​abhängig​ ​vom​ ​Anwendungsfall​ ​eine​ ​Entscheidung​ ​zu  treffen​.​ ​Die​ ​Employee​ ​Experience​ ​ist​ ​dabei​ ​ein​ ​wichtiger​ ​Faktor​ ​und​ ​sollte​ ​bei​ ​jedem  Schritt​ ​berücksichtigt​ ​werden.

Schritt​ ​3:​ ​Mitarbeiter​ ​transparent​ ​vernetzen

Ist​ ​ein​ ​digitaler​ ​Arbeitsplatz​ ​in​ ​der​ ​Unternehmenskultur​ ​verankert​ ​und​ ​sind​ ​die​ ​geeigneten Tools​ ​etabliert,​ ​müssen​ ​diese​ ​auch​ ​richtig​ ​genutzt​ ​und​ ​kommuniziert​ ​werden.​ ​Für​ ​eine immer​ ​jüngere​ ​Belegschaft​ ​und​ ​veränderte​ ​Anforderungen​ ​der​ ​Angestellten​ ​an​ ​den Arbeitsplatz​ ​reichen​ ​reine​ ​Informationskanäle​ ​nicht​ ​mehr​ ​aus.​ ​Mitarbeiter​ ​von​ ​heute wollen​ ​in​ ​die​ ​Organisationsabläufe​ ​einbezogen​ ​werden,​ ​Feedback​ ​geben​ ​und​ ​sich untereinander​ ​austauschen​ ​-​ ​auch​ ​wenn​ ​sie​ ​sich​ ​den​ ​ganzen​ ​Tag​ ​nicht​ ​sehen.​ ​Digitale Kommunikationskanäle​ ​sollten​ ​somit​ ​auch​ ​ein​ ​Weg​ ​sein,​ ​den​ ​Beschäftigten​ ​Transparenz​ ​zu vermitteln​ ​und​ ​alle​ ​miteinander​ ​zu​ ​verbinden.​ ​Die​ ​Möglichkeit,​ ​sich​ ​aktiv​ ​einzubringen, Ideen​ ​einzureichen,​ ​Kommentare​ ​zu​ ​verfassen​ ​oder​ ​auch​ ​mit​ ​Kollegen​ ​anderer​ ​Standorte zu​ ​kommunizieren,​ ​können​ ​heute​ ​nur​ ​digitale​ ​Instrumente​ ​bieten.​ ​Mitarbeiter,​ ​die​ ​sonst aus​ ​der​ ​Informationsschleife​ ​ausgeschlossen​ ​waren,​ ​aber​ ​aufgrund​ ​von​ ​Kundenkontakt​ ​oft das​ ​Aushängeschild​ ​eines​ ​Unternehmens​ ​sind,​ ​können​ ​sich​ ​so​ ​mit​ ​Kollegen​ ​vernetzen​ ​und  umfangreich​ ​informiert​ ​werden.

Ein​ ​wichtiges​ ​Merkmal​ ​der​ ​digitalen​ ​Kommunikation​ ​muss​ ​die​ ​Vernetzung​ ​der​ ​Mitarbeiter​ ​sein.

Schritt​ ​4:​ ​Am​ ​Ball​ ​bleiben

Die​ ​Etablierung​ ​eines​ ​digitalen​ ​Arbeitsplatzes​ ​mit​ ​den​ ​richtigen,​ ​zum​ ​Unternehmen passenden​ ​Instrumenten,​ ​ist​ ​ein​ ​wichtiger​ ​Schritt​ ​in​ ​ein​ ​neues​ ​Kommunikationszeitalter.​ ​Da dieses​ ​aber​ ​von​ ​stetigem​ ​Wandel​ ​geprägt​ ​ist,​ ​gilt​ ​es​ ​auch​ ​in​ ​der​ ​internen​ ​Kommunikation immer​ ​auf​ ​dem​ ​neuesten​ ​Stand​ ​zu​ ​bleiben​ ​und​ ​sich​ ​ständig​ ​weiterzuentwickeln.​ ​Die Mitarbeiter​ ​sind​ ​auch​ ​hier​ ​die​ ​wichtigste​ ​Quelle​ ​für​ ​konstruktives​ ​Feedback​ ​und​ ​neue  Ideen.​ ​Wenn​ ​Mitarbeiter​ ​mit​ ​der​ ​Lösung​ ​jedoch​ ​keine​ ​guten​ ​Erfahrungen​ ​machen,​ ​werden sie​ ​sich​ ​an​ ​Alternativen​ ​wenden.​ ​Damit​ ​die​ ​Bemühungen​ ​der​ ​Digitalisierung​ ​also​ ​nicht umsonst​ ​sind,​ ​sollte​ ​man​ ​am​ ​Ball​ ​bleiben​ ​und​ ​alle​ ​Tools​ ​kontinuierlich​ ​weiterentwickeln und​ ​auf​ ​ihre​ ​Tauglichkeit​ ​überprüfen.​ ​Viessmann​ ​will​ ​seine​ ​Mitarbeiter-App​ ​Vi2Go beispielsweise​ ​weiterentwickeln,​ ​um​ ​damit​ ​zukünftig​ ​den​ ​gesamten​ ​Lebenszyklus​ ​eines  Mitarbeiters,​ ​von​ ​Onboarding​ ​bis​ ​Austritt​ ​aus​ ​dem​ ​Unternehmen,​ ​abzudecken.​ ​Jedoch  bedürfen​ ​auch​ ​ein​ ​Intranet​ ​oder​ ​Slack​ ​stetigen​ ​Verbesserungen​ ​und​ ​Updates.​ ​Fragen​ ​Sie ruhig​ ​auch​ ​Ihre​ ​Mitarbeiter,​ ​was​ ​noch​ ​fehlt.​ ​Mit​ ​einer​ ​Verbesserung​ ​der​ ​Tools​ ​geht​ ​oft​ ​eine  Automatisierung​ ​der​ ​Prozesse​ ​und​ ​damit​ ​auch​ ​eine​ ​Effizienzsteigerung​ ​einher.​ ​Das​ ​Projekt immer​ ​neu​ ​zu​ ​überdenken,​ ​2018​ ​so​ ​zum​ ​Beispiel​ ​mit​ ​der​ ​Einführung​ ​von​ ​Chatbots,​ ​ist zentral​ ​für​ ​den​ ​Erfolg.

Ein​ ​effektiver​ ​digitaler​ ​Arbeitsplatz​ ​ist​ ​das​ ​Ziel

Die​ ​Digitalisierung​ ​der​ ​internen​ ​Kommunikation​ ​ist​ ​ein​ ​Weg,​ ​den​ ​jedes​ ​Unternehmen​ ​früher oder​ ​später​ ​einschlagen​ ​muss.​ ​Kommunikation​ ​und​ ​Zusammenarbeit​ ​spielen​ ​hier​ ​eine zentrale​ ​Rolle.​ ​Dies​ ​erfordert​ ​einen​ ​völlig​ ​neuen​ ​Ansatz,​ ​der​ ​die​ ​Erfahrungen​ ​der Mitarbeiter​ ​berücksichtigt​ ​und​ ​somit​ ​mobil​ ​und​ ​zielgerichtet​ ​ist.​ ​Die​ ​vorgestellten​ ​Schritte sollen​ ​eine​ ​Anregung​ ​sein,​ ​vor​ ​allem​ ​über​ ​die​ ​richtige​ ​interne​ ​Kommunikationskultur​ ​und die​ ​dazu​ ​passenden​ ​Tools​ ​nachzudenken.​ ​Denn​ ​der​ ​Sinn​ ​einer​ ​soliden​ ​Strategie​ ​für​ ​einen digitalen​ ​Arbeitsplatz​ ​ist​ ​schließlich​ ​der​ ​Aufbau​ ​eines​ ​effizienten​ ​Unternehmens.

 

Die Autorin

Lisa Mühsig ist Content-Redakteurin bei Staffbase. Ihr erklärtes Ziel ist es, Unternehmen die aussichtsreiche Zukunft der mobilen Mitarbeiterkommunikation näher zu bringen. Mit Büros in Chemnitz, Dresden und New York unterstützt Staffbase heute mehr als 200 Unternehmen auf vier Kontinenten bei der Digitalisierung ihrer internen Kommunikation und der Optimierung ihrer Employee Experience.

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