RPA-Bots auf dem Vormarsch: Mit Routine entlastet
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RPA-Bots auf dem Vormarsch: Mit Routine entlastet

Überall dort, wo Routine gefragt ist, kommt die Ressource Mensch an ihre Grenzen. Je standardisierter Aufgaben sind und umso häufiger sie Mitarbeiter erledigen müssen, desto seltener ist dafür ein Mensch erforderlich: Stattdessen sind Softwareroboter auf dem Vormarsch: so genannte RPA-Bots

Softwareroboter sind auf dem Vormarsch. Smarte Helfer, die in der Lage sind, Routineaufgaben zu erledigen und immer nur dann den Menschen um Rat zu fragen, wenn im Einzelfall zu entscheiden ist. Was die so genannten „Robotic Process Automation-Bots“, kurz „RPA-Bots“, konkret zu leisten vermögen, zeigt ein Blick in die Versicherungswirtschaft.

Stammdaten pflegen, Rechnungen erstellen oder Kündigungen bearbeiten – viele inhaltlich ähnliche Vorgänge, die mit herkömmlichen IT-Anwendungen nur schwer zu automatisieren sind, kennzeichnen die Abläufe in der Branche. Schnittstellenprobleme erschweren den Unternehmen zusätzlich die Arbeit. Denn: Die meisten Gesellschaften schleppen IT-Altlasten mit sich herum. „Sie arbeiten teils noch mit Großrechner-Anwendungen, die vor Jahrzehnten für Betriebssysteme wie BS 2000 oder zOS entwickelt wurden“, schreibt das Technologiemagazin IT-Zoom. Aber: „Die RPA-Lösungen können hier beispielsweise das simple Kopieren von Daten vereinfachen und beschleunigen.“

Softwareroboter nutzen bestehende Desktop-Oberflächen

Ob Copy-and-paste oder Drag-and-drop: Die Softwareroboter lassen sich programmieren, führen dann den Mauszeiger über den Bildschirm, öffnen Programme per Doppelklick, platzieren den Cursor an der richtigen Stelle und nehmen Eingaben vor: „Die Softwareroboter nutzen IT-Systeme wie menschliche Mitarbeiter über die bestehenden Oberflächen. Dadurch sind nur minimale Eingriffe in die Anwendungen notwendig, weshalb sich RPA-Projekte in wenigen Wochen bis Monaten realisieren lassen“, schreibt KPMG auf seiner Website. Dort rechnen die Wirtschaftsprüfer auch vor: In den über RPA-Bots vollautomatisch realisierten Prozessen ließen sich die Arbeitskosten um bis zu 75 Prozent senken, während sich die Mitarbeiter wieder voll auf die Kunden konzentrieren könnten.

Aber: RPA-Bots können weit mehr. Sie lassen sich nicht nur auf Standardprozesse ansetzen. Ist die Software in der Lage, sich selbst zu optimieren, entstehen intelligente Helfer, die sich flexibel an Parameter anpassen oder aus eigener Erfahrung lernen können. Künstliche Intelligenz (KI) kommt ins Spiel, lässt die RPA-Bots nicht nur mit stark strukturierten Daten wie etwa gescannten Papierformularen arbeiten, sondern auch mit unstrukturierten Informationen.

RPA-Bots verbessern laufende Produktionsprozesse

Heißt praktisch: Mit mathematischen Algorithmen entlocken die RPA-Bots nicht nur Telefongesprächen oder frei formulierten Kunden-E-Mails ihren Sinn, sondern entscheiden auch, wie damit weiter zu verfahren ist. „Eine eingehende E-Mail wird von einer KI-Anwendung als Angebotsanfrage eingeordnet. Die Anwendung kopiert nun die benötigten Daten aus dem Fließtext heraus und überträgt sie in das Angebotssystem. Dort wird ein Angebot erzeugt, das zum Teil einer digitalen Vorgangsakte wird und einen menschlichen Sachbearbeiter erreicht“, berichtet IT-Zoom weiter.

Nicht nur im Büro, auch in der industriellen Fertigung sind derart intelligente RPA-Bots gefragt. Wie ein Workingpaper des Consulting- und Softwarehauses Scheer festhält, lassen sich beispielsweise Produktions- und Logistikprozesse über die softwarebasierten Mitarbeiter steuern und sogar kontinuierlich verbessern: Selbstlernende Algorithmen machen das möglich. Die Bots lernen, werden in laufenden Industrieverfahren immer besser, trainieren und perfektionieren sich selbst. Einen ihrer größten Vorteile spielt die Technologie auch hier aus: Monolithische IT-Anwendungen, wie sie beispielsweise die Stahlindustrie verwendet, um Produktionsanlagen auf Jahrzehnte zu betreiben, lassen sich über die RPA-Bots ansprechen. Auch hier arbeiten die digitalen Assistenten mit den vorhandenen Oberflächen. Die Scheer Group entwickelt entsprechende Lösungen mit Fokus auf die Industrie: Auf vier bis fünf Milliarden US-Dollar schätzt Prof. August-Wilhelm Scheer im Youtube-Interview den Markt für entsprechende RPA-Bots.

Andere, aber nicht weniger Arbeitsplätze

Wo intelligente Softwareroboter in Büro und Werkshalle vorrücken, hat McKinsey 2016 untersucht, was das für Mitarbeiter und ihre Jobs heißen kann. Die Unternehmensberatung hat das Automatisierungspotential von rund 800 Berufsbildern analysiert. Das Ergebnis: Im Durchschnitt sind etwa 45 Prozent aller Aktivitäten vergleichsweise gut automatisierbar. Allerdings sind davon keinesfalls etwa nur Sachbearbeiter im kaufmännischen Bereich betroffen. Auch bei CEO, CIO oder CFO finden sich automatisierbare Prozesse: Nach Ansicht von McKinsey kann künftig ein Fünftel der Aufgaben auf C-Level von den Softwaremitarbeitern übernommen werden.

Milde stimmt der ISG Automation Index: Die 2017er Untersuchung des IT-Marktforschungs- und Beratungshauses zeigt, dass Firmen über RPA-Bots ihre Geschäftsprozesse fünf bis zehn Mal schneller als zuvor durchführen können und dabei durchschnittlich 37 Prozent weniger Ressourcen benötigen. Laut ISG-Pressemitteilung führten die so erzielten Produktivitätsgewinne nicht zu Jobverlusten, sondern versetzten die Unternehmen vielmehr in die Lage, ihre Mitarbeiter anderweitig, für höherwertigere Aufgaben einzusetzen. „In fast jedem Szenario, das wir analysiert haben, stand der Produktivitätsgewinn durch die Automatisierung von Aufgaben im Vordergrund – Jobverluste hingegen nicht“, sagt  Marcus Bott, Partner bei ISG „Menschen arbeiten Seite an Seite mit Softwarerobotern – egal, ob virtuelle Sachbearbeiter oder Ingenieure –, um eine größere Zahl von Kundenanrufen zu beantworten, mehr Anfragen in der Kundenbetreuung zu lösen und mehr Rechnungen zu bearbeiten.“

Job-Motor Softwareroboter

Eher mittel- und langfristig erwartet ISG auch Jobverluste, wenn die RPA-Bots komplette Rollen im Unternehmen automatisieren könnten. Aber: Da RPA-Bot-Anwender Marktchancen schneller ergreifen könnten und Produktionskosten senkten, sollten so, laut ISG, auch neue Arbeitsplätze entstehen können – dank Softwarerobotern.

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